こんにちは。ゆっきぃです🙂
決算の忙しい時期に、何度も不備と言われて再送されてくる残高確認状。
ある監査法人に対しては良かったのに、別の監査法人ではだめだと言われる。
いい加減にしてくれと言いたくなりますよね。
そこで監査法人で働いていたボクが、事前にこのような面倒な作業を防止するテクニックをお教えいたします。
監査対応って正直面倒くさい
会社には情報を正しく公開する責任がある一方、会計業務はいくら手間とコストを掛けても売上を生むわけではありません。
無尽蔵にお金をつぎ込めば精緻な原価計算ができるのかも知れません。
ですが、会社にとっては人もお金も有限です。
会計業務をいかに簡便化するか、これは企業の課題です。
不要な作業は極力なくし、実用レベルで最小限に済ませることが求められます。
そんな中で特に経理泣かせなのが、監査法人対応ではないでしょうか。
僕は監査法人で6年ほど監査と現場の指揮を行っておりました。
今回は、残高確認状の不備による再送をテーマに取り上げます。
ルールに従っていないからダメになる
残高確認状の対応で多いのが、形式的不備による再送です。
特に多いのが、押印漏れによる再送。
ハンコをなくそうとしているこのご時世なのに、ハンコを省いたら送り返してきた。
非常に面倒くさいですよね。
監査とは、ルールに則ってちゃんと処理をしているかを見るものになります。
押印は日本の商慣行として定着しています。
その是非はともあれ、立派なルールとして成り立っているわけです。
それがないと、書類に不備があるとみなされます。
不備のある書類は証拠力が弱いと判断されます。
証拠力が弱いと監査で会計処理が適正だという根拠として心もとない。
それゆえ再送されるのです。
更に言うと、押印自体は別になくてもよいのですが、通常あるものがないとなぜ無いのかその合理的な理由を上司に説明しなくてはなりません。
公認会計士であっても、監査法人内ではただのサラリーマンなので、上司からチクチクと責められるわけです。
押印がない理由をわざわざ調書に記載し、それに足る代替の手続きを考えるよりは、再送したほうがてっとり早いので再送という手段を取るのです。
社印の押印を省くには明示することが重要
確認状には一般的に会社名と、責任者名、社印の押印が求められます。
会社名と責任者名はゴム印で済ませられますが、できれば社印も省きたい、これからはそんなケースが増えてくるのではないでしょうか。
では、どうすれば押印を省略することができるでしょうか。
それはルールとして明確に記載しておくことが必要です。
例えば、送付状（送り状の表紙）に社印を画像で印刷し、確認状本紙への社印の押印は割愛しておりますの一文を入れる方法が考えられます。
ここで断っておけば、それが共通のルールになります。
監査法人側は、相手が押印しないと言っているものに対して、押印してくださいとは言えません。
それが相手の会社が決めたルールだからです。監査法人はそれに従うのみです。
それでも押印してくださいと返送してくるようであれば、通り一遍等のマニュアル作業しかできない融通の効かない監査法人ですので、再送は拒否してもらってOKです。
実際にamazonや楽天、NTTと言った大手企業の請求書や領収書を見ると、社印は画像の印刷を用いることで簡便化されています。
何十枚、何百枚と残高確認状を提出している企業にとっては、これだけでも、十分作業の簡略化が図れます。
送付状に社印を画像で印刷し、確認状本紙への押印を省略する旨の一文を入れる！
リスク管理は慎重に
もちろん会社の決められた人しか押せない社印が押印してあるものに比べて、送り状のみ、しかも印刷した社印の確認状は証拠力として劣ります。
誰でも偽造できてしまうからです。
必要であれば監査法人は、経理の担当者に電話して確認状を提出した旨の言質を取るとか、そのような手続きを踏みます。
会社側としても社印を使う場合は捺印管理簿に記載して管理していたのに、印刷では社判入りの書類を誰でも作成できてしまうことになります。
これにはリスクを未然に防ぐ手立てが必要です。
例えば、社印の押された印刷物を提出するときは、PDFにして専用の社内共有フォルダにアップするなどの運用が考えられます。
問い合わせがあった場合、共有フォルダに控えのPDFとして同じものがあれば、会社として作成した書類であり、なければ第三者が作ったものであると真偽が証明できます。
割印こそ積極的に省略しよう
監査対応でよくあるのが、明細の別紙を添付したものの、割印が押されていないので送り返すというものです。
割印（わりいん）とは、複数の書類にまたがるように印鑑を押すことで、関連した文書だと証明する捺印方法です。
複数枚の用紙の場合、基本的には全てのページに割り印がないと返送という手続きを行います。
残高の仕訳金額1本でなく、せっかく丁寧に明細をつけたのに、明細が真であることを証明しろと言われ、返送されたら腹が立ちますよね。
しかも得意先別に30ページの別紙をつけたら、ホチキス止めした部分に本紙別紙で30回も割印を押す作業が必要になります。
全てのページに必要！？、それでわざわざ送り返すの！？って思いますが、さすがにこれはやってられません・・・
銀行とか証券会社は再送するとちゃんと全ページに押してくれるのですが、自分だったら発狂します（笑）
プチテクニックとして、重なっている部分を扇形に開いて1回の押印で済ませば楽です！
ですがここでは、割印について最初から徹底されていない部分もあるので、積極的に省いてしまうことをおすすめします。
そのためには送付状に、割印についても割愛する旨を必ず記載してください。
割印については形式的なものですので、省略についても社印よりもだいぶハードルが下がるため、経理部内で独自に判断してしまっても良いでしょう。
送付状には、割印を省略する旨の一文も入れる！
まとめ
- 送付状に社印の画像（印影）を印刷
- 本紙への押印は割愛する旨の断り書きを記載
上記を行えば面倒な社印・割印の押印を簡略化できます。
それではまた、次回の記事でお会いしましょう👋
